廈叉的ERP項(xiàng)目從2009年4月份正式開(kāi)始實(shí)施，第一階段實(shí)施了采購(gòu)、銷售、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)計(jì)劃、任務(wù)管理、車間管理等模塊，2009年11月又開(kāi)始第二階段的實(shí)施，包含應(yīng)收、應(yīng)付、總賬管理等模塊，2010年1月1日起，廈叉的ERP系統(tǒng)開(kāi)始全面運(yùn)行。經(jīng)過(guò)3個(gè)月的跟蹤，各業(yè)務(wù)模塊流程順暢、系統(tǒng)運(yùn)行平穩(wěn)、數(shù)據(jù)報(bào)表準(zhǔn)確及時(shí)，給企業(yè)的管理帶來(lái)切實(shí)可見(jiàn)的效率提升。整個(gè)實(shí)施過(guò)程中，雙方互相配合，進(jìn)展順利，效果顯著。

　　廈門叉車屬于典型的中小型企業(yè)，“麻雀雖小，五臟俱全”，廈叉的ERP項(xiàng)目包含了物流系統(tǒng)、生產(chǎn)計(jì)劃、車間管理、應(yīng)收應(yīng)付及財(cái)務(wù)總賬等主要模塊，是一個(gè)相對(duì)完整的ERP項(xiàng)目。在我國(guó)，中小企業(yè)的管理方法受資深干部主觀經(jīng)驗(yàn)影響大，實(shí)施上面很難找到相同的運(yùn)行規(guī)律，企業(yè)的信息化所投入的資金又相對(duì)有限，因此中小企業(yè)信息化實(shí)施的難度也很大，那么如何才能快速實(shí)施，有效的降低企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)呢？

　　1. 保持與管理者的溝通，引導(dǎo)預(yù)期并達(dá)成一致

　　ERP實(shí)施又是“一把手”工程，沒(méi)有企業(yè)高層管理者特別是“一把手”對(duì)項(xiàng)目的關(guān)注和支持，ERP項(xiàng)目很難成功，對(duì)于中小企業(yè)ERP項(xiàng)目來(lái)說(shuō)更是如此，因?yàn)槠髽I(yè)管理者希望通過(guò)有限的資源投入，盡快看到他們所期望的實(shí)施效果，因此，實(shí)施顧問(wèn)在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中都必須與企業(yè)高層保持良好的溝通，溝通內(nèi)容重點(diǎn)是以下兩個(gè)方面：其一，了解企業(yè)管理者對(duì)項(xiàng)目效果的期望，并且在必要的情況下，適當(dāng)引導(dǎo)管理者對(duì)項(xiàng)目效果的期望值做出調(diào)整。實(shí)際上，任何甲乙雙方合作的項(xiàng)目，雙方必然會(huì)在合作之初就對(duì)項(xiàng)目的結(jié)果產(chǎn)生各自的期望，這種期望伴隨項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程，并且始終在以有形或無(wú)形的方式影響著項(xiàng)目的進(jìn)展，ERP項(xiàng)目也不例外。其二，ERP項(xiàng)目實(shí)施是一個(gè)涉及到企業(yè)諸多方面的復(fù)雜而且動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程，并非所有的期望都可以在合同中準(zhǔn)確描述。而且，很多企業(yè)的管理者一開(kāi)始對(duì)EPR項(xiàng)目并沒(méi)有充分的了解，對(duì)項(xiàng)目的期望也是比較模糊。那么，實(shí)施顧問(wèn)在項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)候就應(yīng)該充分了解企業(yè)管理者對(duì)將要實(shí)施的ERP項(xiàng)目的期望，包括項(xiàng)目結(jié)束后會(huì)產(chǎn)生的短期經(jīng)濟(jì)效益、為管理者帶來(lái)的信息、對(duì)企業(yè)管理效率的提高和管理成本的降低以及該項(xiàng)目計(jì)劃投入的各種資源的數(shù)量等。

　　了解管理者的期望有助于實(shí)施顧問(wèn)掌握管理者的關(guān)注點(diǎn)，從而抓住項(xiàng)目的重點(diǎn)，集中力量解決主要矛盾。另外，實(shí)施顧問(wèn)在與管理者溝通過(guò)程中僅僅了解他們對(duì)項(xiàng)目的期望是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，在必要的時(shí)候要對(duì)管理者的期望給予合理的引導(dǎo)，使期望更加貼近現(xiàn)實(shí)、具備可行性。相當(dāng)一部分企業(yè)的管理者認(rèn)為ERP項(xiàng)目只是一個(gè)IT項(xiàng)目，或者認(rèn)為ERP系統(tǒng)能夠管理企業(yè)所有的業(yè)務(wù)進(jìn)而解決所有的問(wèn)題，諸如此類，不勝枚舉。管理者對(duì)ERP項(xiàng)目的這種理解和認(rèn)識(shí)對(duì)項(xiàng)目將來(lái)的實(shí)施和驗(yàn)收是非常不利的。在溝通中，實(shí)施顧問(wèn)一旦發(fā)現(xiàn)管理者有這種不合理期望，就必須采取恰當(dāng)?shù)姆绞?，向管理者介紹ERP項(xiàng)目的特點(diǎn)，合理引導(dǎo)，將對(duì)方的期望調(diào)整的符合實(shí)際的范圍內(nèi)。

　　沒(méi)有管理者的理解和支持，ERP項(xiàng)目不可能成功。實(shí)施顧問(wèn)在整個(gè)實(shí)施過(guò)程中，都要經(jīng)常與管理者溝通項(xiàng)目的狀態(tài)、實(shí)施中取得的階段性成績(jī)和遇到的困難，及時(shí)獲得管理者的理解和支持，保證項(xiàng)目實(shí)施順利進(jìn)行。

　　2. 使用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能，實(shí)現(xiàn)企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)

　　中小企業(yè)ERP項(xiàng)目的基本特征之一就是企業(yè)計(jì)劃投入的資源是有限的。項(xiàng)目既要投入少、速度快，還要提升管理、見(jiàn)到效益。同時(shí)達(dá)到這兩個(gè)目標(biāo)就要求實(shí)施顧問(wèn)能夠使用系統(tǒng)現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)功能實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程的管理。這樣，在滿足企業(yè)要求的同時(shí)，還避免了二次化開(kāi)發(fā)帶來(lái)的成本和風(fēng)險(xiǎn)。

　　3. 企業(yè)建立實(shí)施小組，掌握“自我實(shí)施”能力

　　ERP項(xiàng)目中，企業(yè)應(yīng)建立一個(gè)堅(jiān)強(qiáng)有力的實(shí)施小組，小組成員包括企業(yè)負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)、信息化部門的領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)成員以及各部門的業(yè)務(wù)骨干。實(shí)施顧問(wèn)要通過(guò)向?qū)嵤┬〗M成員培訓(xùn)實(shí)施理念、ERP原理、系統(tǒng)操作方法等內(nèi)容。在項(xiàng)目的初期，該小組負(fù)責(zé)制定各種保障項(xiàng)目實(shí)施的規(guī)章制度、協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部資源、信息化理念的宣傳和推廣等；在項(xiàng)目的中后期，小組成員要初步具備解決實(shí)施中的一些問(wèn)題，例如為各業(yè)務(wù)人員做培訓(xùn)、解決突發(fā)的程序問(wèn)題等。

　　企業(yè)實(shí)施小組的人員本質(zhì)上是通過(guò)向?qū)嵤╊檰?wèn)不斷的學(xué)習(xí)，逐步成長(zhǎng)為能部分替代實(shí)施顧問(wèn)工作內(nèi)部人員。此時(shí)，企業(yè)降低了實(shí)施顧問(wèn)的依賴程度，開(kāi)始具備自身的信息化能力。

　　更為重要的意義在于，企業(yè)的管理提升和信息化是一個(gè)持續(xù)不斷的過(guò)程，會(huì)始終伴隨企業(yè)的發(fā)展，因此，企業(yè)在需求專業(yè)ERP供應(yīng)商提供幫助的同時(shí)，培養(yǎng)自身的實(shí)施力量是推動(dòng)信息化應(yīng)用持續(xù)深入和降低成本的重要手段。對(duì)于ERP供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，只有企業(yè)具備了一定的實(shí)施能力、學(xué)會(huì)了游泳，實(shí)施顧問(wèn)才能逐步脫身，否則ERP項(xiàng)目會(huì)變成泥潭，雙方都無(wú)法自拔。

　　4. 實(shí)施方案和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要充分

　　對(duì)于一個(gè)小型ERP項(xiàng)目，在明確目標(biāo)之后，實(shí)施方案的全面性和可行性至關(guān)重要，直接關(guān)系到項(xiàng)目的進(jìn)展速度和實(shí)施效果。實(shí)施方案要盡可能的描述清楚以下幾個(gè)問(wèn)題：

　　 項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)：幫助企業(yè)解決的管理問(wèn)題或者通過(guò)ERP優(yōu)化的業(yè)務(wù)流程；

　　 企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程中，有哪些是將要實(shí)施的ERP系統(tǒng)的管理范圍，這些要通過(guò)系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)流程中，怎么樣通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，特殊流程怎么處理。對(duì)于本次ERP項(xiàng)目不通過(guò)系統(tǒng)管理的業(yè)務(wù)，在ERP系統(tǒng)上線之后是否會(huì)發(fā)生改變，企業(yè)應(yīng)該如何處理這種改變；

　　 為了達(dá)成實(shí)施目標(biāo)，企業(yè)應(yīng)該制定哪些規(guī)章制度作為保障。例如，實(shí)施小組的崗位職責(zé)、各部門的人員配備、項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中的信息傳遞規(guī)章、參與人員的獎(jiǎng)懲制度等等。實(shí)施方案明確這些制度后，實(shí)施顧問(wèn)需要協(xié)助企業(yè)實(shí)施小組制定具體內(nèi)容；

　　 整個(gè)實(shí)施過(guò)程中會(huì)涉及到的部門和崗位，以及需要這些部門和人員參與的工作或提供的支持；

　　 項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃的整體時(shí)間表。

　　有人這樣描述數(shù)據(jù)在ERP項(xiàng)目中的重要性：“三方軟件，七分管理，十二分?jǐn)?shù)據(jù)”。數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)的血液。

　　對(duì)于小型ERP項(xiàng)目，為了縮短周期和降低投入，企業(yè)應(yīng)選擇有代表性的產(chǎn)品的作為項(xiàng)目的樣本，這樣做的明顯優(yōu)勢(shì)是降低初期數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的工作難度、減輕工作量，同時(shí)又能充分驗(yàn)證實(shí)施方案的可行性，并且?guī)椭髽I(yè)實(shí)施人員快速掌握工作方法從而具備“自我實(shí)施”能力。因此，項(xiàng)目實(shí)施成功的可能性也大幅提高。

　　5. 充分的培訓(xùn)，完備的文檔

　　一切方案最終都要落到實(shí)處，一切信息系統(tǒng)最后都要靠人去使用。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)來(lái)源是企業(yè)日常發(fā)生的業(yè)務(wù)，是依靠一線業(yè)務(wù)人員的及時(shí)錄入。因此，在制定相應(yīng)的管理制度和操作規(guī)范外，還應(yīng)該對(duì)一線人員做充分的培訓(xùn)，盡量讓他們明白其工作的重要性，掌握系統(tǒng)使用的技巧，從而有利于系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和快速見(jiàn)效。

　　企業(yè)的人員是經(jīng)常流動(dòng)的。新來(lái)的業(yè)務(wù)人員可能需要重新學(xué)習(xí)系統(tǒng)的操作，新的信息化部門技術(shù)人員可能就需要掌握整個(gè)系統(tǒng)。因此，實(shí)施顧問(wèn)和項(xiàng)目實(shí)施小組在實(shí)施過(guò)程中必須要做好完備的文檔記錄，包括系統(tǒng)的使用說(shuō)明、培訓(xùn)課件、考試題目、使用技巧說(shuō)明等一切有助于后來(lái)人掌握系統(tǒng)的文檔，這些文檔是知識(shí)轉(zhuǎn)移的重要載體，使企業(yè)積累的實(shí)施能力得以傳遞和繼承。

　　6. 對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題要迅速響應(yīng)

　　ERP項(xiàng)目的實(shí)施涉及到企業(yè)的各相關(guān)部門，參與人既有管理者也有普通員工，經(jīng)過(guò)ERP項(xiàng)目實(shí)施，企業(yè)改變的不僅僅是管理和作業(yè)的方式，更是管理的思想和作業(yè)的習(xí)慣。加上每個(gè)企業(yè)都有自身的特點(diǎn)等因素，整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中難免出現(xiàn)各種事先沒(méi)有預(yù)料的情況和困難，實(shí)施顧問(wèn)要能夠在最短的時(shí)間內(nèi)對(duì)出現(xiàn)的各種問(wèn)題做出響應(yīng)，提供解決方案。

　　響應(yīng)速度不僅影響到項(xiàng)目的進(jìn)度，而且關(guān)系到所有參與人員對(duì)項(xiàng)目的信心和對(duì)實(shí)施顧問(wèn)的信任。企業(yè)對(duì)實(shí)施顧問(wèn)的信心和信任又直接關(guān)系到方案的落實(shí)和項(xiàng)目的實(shí)施結(jié)果。因此，對(duì)出現(xiàn)問(wèn)題的迅速響應(yīng)也是項(xiàng)目成功快速實(shí)施的一個(gè)重要條件。