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倉儲(chǔ)盤點(diǎn)中存在的問題與對(duì)策

2017-07-28 07:39 性質(zhì):轉(zhuǎn)載 作者:中物聯(lián)醫(yī)藥物流分會(huì) 來源:中物聯(lián)醫(yī)藥物流分會(huì)
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盤存的意義盤點(diǎn)是指為確定倉庫內(nèi)或其他場(chǎng)所內(nèi)所現(xiàn)存物料的實(shí)際數(shù)量,而對(duì)物料的現(xiàn)存數(shù)量加以清點(diǎn)。在大多數(shù)人的眼里,倉庫盤點(diǎn)是一件...

盤存的意義

  盤點(diǎn)是指為確定倉庫內(nèi)或其他場(chǎng)所內(nèi)所現(xiàn)存物料的實(shí)際數(shù)量,而對(duì)物料的現(xiàn)存數(shù)量加以清點(diǎn)。在大多數(shù)人的眼里,倉庫盤點(diǎn)是一件很容易的事情,把材料成品數(shù)一數(shù),記錄一下品名和數(shù)量,就可以完工,但在實(shí)際的工作過程中,卻發(fā)生很多賬實(shí)不符的事情,發(fā)生這樣的情況主要是一些細(xì)節(jié)沒有做到。其實(shí)倉庫是一個(gè)物流的中心,一切的物資收發(fā)都必須經(jīng)過倉庫的流轉(zhuǎn),倉庫必須在平時(shí)的工作中做到單據(jù)齊全,有據(jù)可查,倉庫的工作就是真實(shí)全面的反映實(shí)物的流轉(zhuǎn)過程。

倉庫盤點(diǎn)的作用主要有以下幾點(diǎn):

1.減少差錯(cuò)發(fā)生。
  物料因不斷地收發(fā),日子久了難免發(fā)生差額與錯(cuò)誤,盤點(diǎn)可以確物料的現(xiàn)存數(shù)量,并糾正帳物不一致的現(xiàn)象,不會(huì)因?yàn)橘~面的錯(cuò)誤而影響正常的生產(chǎn)計(jì)劃。

2.為檢討物料管理的績(jī)效,進(jìn)而從中加以改進(jìn)。
  例如呆賬、廢料多少,物料的保管與維護(hù),物料的存貨周轉(zhuǎn)率等等,經(jīng)過盤點(diǎn)可以認(rèn)定并加以改善。

3.計(jì)算損益。
  企業(yè)的損益與物料庫存有密切的關(guān)系,而物料庫存金額的正確與否有賴于存量與單價(jià)的正確性。因此為求得損益的正確性,必須加以盤點(diǎn)以確知物料現(xiàn)存數(shù)量。

4.對(duì)遺漏的訂貨可以迅速采取訂購(gòu)措施。
  采購(gòu)部門因工作疏漏而漏下的訂單,通過盤點(diǎn),可以加以補(bǔ)救。

  倉庫的賬務(wù)與實(shí)物,一般來講必須做到日清月結(jié),但在大多數(shù)企業(yè),作到每天結(jié)賬的可能性很小,主要原因是單證的不齊全,還有一個(gè)重要的原因就是工作量太大,企業(yè)所給予的人力物力不能完成這項(xiàng)繁重的工作。為盡可能的做到帳務(wù)與實(shí)物的一致,并與財(cái)務(wù)要求保持一致,財(cái)務(wù)部一般會(huì)要求倉庫每月盤點(diǎn)一次,以滿足會(huì)計(jì)核算的要求,在我們這里,每個(gè)季度財(cái)務(wù)部與倉庫部/生管部會(huì)同盤點(diǎn)一次,并以半年度盤點(diǎn)和年底盤點(diǎn)最為重要。

  盤點(diǎn)是一頂日常工作,是賬務(wù)與實(shí)物之間的一個(gè)銜接點(diǎn),當(dāng)發(fā)現(xiàn)賬務(wù)與實(shí)物出現(xiàn)差異的時(shí)候,就要查明原因,做出處理結(jié)果,不同的差異原因得出不同的處理結(jié)果,主要的處理結(jié)果有賬務(wù)調(diào)整,補(bǔ)充單據(jù),盤虧賠償損失等。

  當(dāng)前盤存中存在的問題 

  在倉庫盤點(diǎn)的實(shí)際操作中卻存在著種種問題,造成盤點(diǎn)中的差錯(cuò)。眾所周之,倉庫盤點(diǎn)要做到賬賬相符、賬實(shí)相符,盤點(diǎn)中的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確將直接影響到企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)。下面列舉一些盤點(diǎn)中容易出現(xiàn)的問題:

1.盤點(diǎn)前的準(zhǔn)備工作不足以及部門之間的協(xié)調(diào)。
  除了臨時(shí)盤點(diǎn)外,每次周期性或大型盤點(diǎn)前都有許多準(zhǔn)備工作要做,如庫位的整理、單據(jù)的收集、賬目的清查以及盤點(diǎn)人員的安排等等。而恰恰是這些基礎(chǔ)的工作卻往往得不到重視。

(1)庫區(qū)擺放混亂。因?yàn)楸P點(diǎn)中除去倉管員外,還有其他相關(guān)部門人員配合,而這些人員對(duì)倉庫可能并不熟悉,倉管員在碼放混亂的庫區(qū)中極易讓其他人員暈頭轉(zhuǎn)向。倉管員卻以自身感受代替別人的感受,而由于倉管員自身的能力不一,造成監(jiān)盤人無法盤點(diǎn),倉管員有時(shí)也忙于查找物品,不但耽誤時(shí)間,還容易造成錯(cuò)誤。
(2)單據(jù)的收集。確定盤點(diǎn)時(shí)間后,倉儲(chǔ)人員未同相關(guān)人員協(xié)調(diào)好單據(jù)的截止期限,僅在盤點(diǎn)時(shí)將倉庫單據(jù)收集起來,殊不知每張單據(jù)都會(huì)有流轉(zhuǎn)的時(shí)間。例如回庫、在途以及生產(chǎn)線上的物品等等。
(3)賬目的清查。不與財(cái)務(wù)事前核對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù),各種倉庫往往都存在一些臨時(shí)無單據(jù)的緊急進(jìn)出貨,而且財(cái)務(wù)以金額為依據(jù),而倉庫卻是以數(shù)量為依據(jù),這其中必然會(huì)出現(xiàn)一些差異,這都需要事前核對(duì),統(tǒng)一起來。以我個(gè)人經(jīng)驗(yàn),象食品等行業(yè)倉庫都會(huì)有價(jià)格相同而產(chǎn)品不同或是相反的情況,這些所謂的串貨常常造成盤點(diǎn)的差異。曾經(jīng)在電器商場(chǎng)中出現(xiàn)將樣機(jī)漏盤,而又將空調(diào)機(jī)模誤盤的現(xiàn)象。
(4)盤點(diǎn)人員的安排混亂。盤點(diǎn)前無詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃,人員分工混亂,這在盤點(diǎn)時(shí)就會(huì)產(chǎn)生一人身兼數(shù)職,而有些人卻又無所事事。有的庫區(qū)早早盤完,有的卻遲遲不見動(dòng)靜,甚至有的庫區(qū)無人監(jiān)盤,也容易造成漏盤和數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性。

2.盤點(diǎn)中的問題。
(1)相關(guān)部門人員的監(jiān)督不力。配合盤點(diǎn)的相關(guān)部門人員往往認(rèn)為事不關(guān)己,加上對(duì)庫區(qū)不熟悉,草草走個(gè)過場(chǎng)。倉管員有意隱瞞或過于自信,在盤點(diǎn)中快速帶過。
(2)臨時(shí)的進(jìn)出貨。在盤點(diǎn)時(shí)盡量讓倉庫處在靜止?fàn)顟B(tài)中。但在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)中必不可免的會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)的進(jìn)出貨,處理不當(dāng)既影響運(yùn)營(yíng)又造成盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。
(3)盤點(diǎn)中的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤。盤點(diǎn)時(shí)一次盤過還是會(huì)有差錯(cuò),無論人員如何認(rèn)真還是會(huì)出現(xiàn),尤其是在交叉盤點(diǎn)時(shí)。我曾在任倉管員時(shí),出現(xiàn)互盤時(shí)雙方因商品不熟而錯(cuò)盤,甚至于自己的庫區(qū)也由于種種原因出現(xiàn)錯(cuò)盤,未能做到見物盤物。

3.盤點(diǎn)后的分析。
  倉庫盤點(diǎn)后給人的感覺往往是輕松的,但盤點(diǎn)分析卻是最重要的環(huán)節(jié)。各類倉庫對(duì)庫存物品都會(huì)有相應(yīng)允許的盤點(diǎn)差異,往往讓盤點(diǎn)人員在做分析時(shí)當(dāng)成救命的稻草。帳實(shí)、帳賬差異會(huì)有多種原因,不能簡(jiǎn)單的因?yàn)椴町悢?shù)在允許范圍內(nèi)而一筆帶過。企業(yè)的運(yùn)營(yíng)中也有一些不規(guī)范之處,造成盤點(diǎn)人員將差異歸咎于流程或部門之間的標(biāo)準(zhǔn)上。

對(duì)倉庫盤存中出現(xiàn)問題的解決辦法。

1.部門配合:一個(gè)正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)他的物流是時(shí)刻變動(dòng)的,是一個(gè)動(dòng)態(tài)的指標(biāo),而企業(yè)盤點(diǎn)的目的,就是要查出某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的庫存量,而庫存量卻是一個(gè)靜態(tài)的指標(biāo),這就形成了一個(gè)矛盾,這就要求生產(chǎn)和銷售部門在盤點(diǎn)期間暫時(shí)停止料物的收發(fā)運(yùn)作,達(dá)到倉庫所需要的無變動(dòng)狀態(tài)。所以在盤點(diǎn)期間,即使生產(chǎn)出貨照常進(jìn)行,也要將生產(chǎn)所需物料提前發(fā)放到生產(chǎn)線上,以達(dá)到倉庫物料的靜態(tài)。此時(shí)的盤點(diǎn)要求只局限于倉庫本身,如果的年底全面盤點(diǎn),生產(chǎn)和一切物流要全部停止動(dòng)作,生產(chǎn)線上沒有完工的物料在邏輯上還要退回倉庫,再進(jìn)行全面的盤點(diǎn)。

2.人員配置:倉庫的盤點(diǎn)必須配備一定的人員,參與盤點(diǎn)的人員必須具備一定識(shí)別和計(jì)量物料的能力,對(duì)于盤點(diǎn)工作,同時(shí)各部門還要有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制,除倉管員以外,其他部門的人員也必須參與盤點(diǎn),比如生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部,生管部需要檢查庫存品名數(shù)量,財(cái)務(wù)部不僅要對(duì)品名數(shù)量進(jìn)行監(jiān)督,還要對(duì)庫存的價(jià)值進(jìn)行計(jì)算,各部門人員的共同參與,一定程度上還增強(qiáng)了盤點(diǎn)人員的隊(duì)伍,加速了盤點(diǎn)工作的進(jìn)行。

3.盤點(diǎn)時(shí)間:倉庫的盤點(diǎn)時(shí)間一般選擇在月底的最后一天,當(dāng)然也會(huì)由于臨時(shí)的需要進(jìn)行月中盤點(diǎn)。選擇在月底盤點(diǎn)的優(yōu)勢(shì)很多,第一月底盤點(diǎn)與倉庫每月結(jié)賬時(shí)間保持一致,更利于查找差異,分析差異原因;第二,月底盤點(diǎn)與財(cái)務(wù)結(jié)賬保持了數(shù)據(jù)的共享與協(xié)調(diào),提高了數(shù)據(jù)的使用效率;第三,月底盤點(diǎn)為生產(chǎn)各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表與財(cái)務(wù)月報(bào)表提供了真實(shí)有說服力的數(shù)據(jù);第四,月底盤點(diǎn)后的數(shù)據(jù)真實(shí)可靠,為下月倉庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障。

4.前期準(zhǔn)備:對(duì)盤點(diǎn)前的物料,倉庫管理員應(yīng)該提前做準(zhǔn)備。第一,將同一類別,品名的物料放在一起,以便于盤點(diǎn)工作的順利進(jìn)行;第二,檢查物料卡的收發(fā)結(jié)存記錄,并核對(duì)實(shí)物數(shù)量;

5.詳細(xì)記錄:盤點(diǎn)人員在盤點(diǎn)期間,必須認(rèn)真核對(duì)實(shí)物的品名,數(shù)量,料號(hào),做到準(zhǔn)確無誤,對(duì)實(shí)物過小的原料,還要借助一定的計(jì)量工具(如電子稱,卡尺等)進(jìn)行計(jì)量,進(jìn)行專門的稱量計(jì)算。對(duì)于貴重材料成品,還要進(jìn)行重點(diǎn)記錄,精確計(jì)量。

6.復(fù)盤:根據(jù)概率論原理,同一工作失誤犯第二次的可能性是很低的。在進(jìn)行第一次盤點(diǎn)以后,有條件的企業(yè)還要對(duì)經(jīng)過盤點(diǎn)的實(shí)物進(jìn)行復(fù)盤,以提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,減少工作中的失誤。

7.查找差異原因:盤點(diǎn)結(jié)束以后,相同的品名要將賬存數(shù)量與盤點(diǎn)數(shù)量相比較得到差異,如果差異率超過企業(yè)的規(guī)定的范圍,就必須對(duì)差異做出說明與原因分析,差異在合理的范圍內(nèi),也需要分析差異原因,最后調(diào)整帳務(wù),做到賬實(shí)相符,在這里需要提示的一點(diǎn)就是次月的月初數(shù)應(yīng)該與本月的盤點(diǎn)數(shù)相等,而不是與帳務(wù)結(jié)存數(shù)相等,否則就會(huì)將差異數(shù)帶入到下月的帳務(wù)當(dāng)中,盤點(diǎn)也自然失去了他應(yīng)有的意義和效果。

8.臨時(shí)事件處理辦法:倉庫在盤點(diǎn)期間,如果碰到必須的物料收發(fā),比如急需的供應(yīng)商送貨,成品的入庫及客戶送貨,通行的做法是可以將收發(fā)的單據(jù)日期推后一天(到達(dá)下一個(gè)月份),并對(duì)入庫的原料進(jìn)行隔離處理(不參與盤點(diǎn)),對(duì)出庫的成品在發(fā)貨前盤點(diǎn)(需參與盤點(diǎn)),目的就是在這種緊急情況發(fā)生時(shí),避免造成帳務(wù)的混亂和實(shí)物的不相符,保持帳務(wù)邏輯關(guān)系的順暢。

  綜上所述,倉儲(chǔ)是物流的根本所在,一切物品的流轉(zhuǎn)都需經(jīng)過倉庫,而現(xiàn)在各企業(yè)都強(qiáng)調(diào)大物流的概念,這就使得盤點(diǎn)工作尤其重要。盤點(diǎn)工作對(duì)維護(hù)企業(yè)資產(chǎn)存貨的完整準(zhǔn)確,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,分析原因,處理問題,改進(jìn)工作方面有著相當(dāng)重要的意義,并為會(huì)計(jì)信息匯總歸集的準(zhǔn)確性提供了相應(yīng)的保障,對(duì)了解企業(yè)資產(chǎn)狀況,物流狀態(tài)提供了第一資料,為公司決策機(jī)構(gòu)提供了有力的信息來源。

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